Pjecen er udgivet af Center for frivilligt socialt arbejde, Pantheonsgade 5, 3. sal, Postboks 158, 5100 Odense C
Når I stifter en forening
I Danmark er foreningsfriheden en grundlovssikret ret. Det vil sige, at alle borgere har ret til at danne foreninger uden at skulle indhente tilladelse, hvis bare foreningerne har et lovligt formål. Der er talrige foreninger her i landet, og der kommer hele tiden nye til. Bare på social og sundhedsområdet er der ca. 350 landsforeninger og et langt større antal lokale foreninger. Langt de fleste foreninger er medlemsbaserede foreninger. I denne pjece vil vi derfor beskrive, hvordan man stifter en medlemsbaseret forening. Der er ingen formelle krav til, hvordan foreninger skal organiseres og drives, udforme vedtægter mv. I praksis er det dog sådan, at hvis foreningen f.eks. søger om offentlig støtte, kan den blive mødt med krav om at fremvise vedtægter med beskrivelse af tegningsregler, og krav om, at årsregnskabet bliver revideret af en revisor osv. Vi vil derfor gennemgå, hvad I som initiativgruppe bør overveje, når I stifter en forening. Hvordan kan I gennemføre orienteringsmøde og stiftende generalforsamling? Hvem kan det være vigtigt at orientere om, at foreningen er stiftet? Det er spørgsmål som disse, du kan finde svarene på i pjecen
Forarbejde for initiativgruppen
Som regel kommer tanken om at stifte en forening ved, at en større eller mindre gruppe mennesker har fælles interesser og mål, og en fornemmelse af, at gruppen bedre kan nå sit mål, få flere med eller få mere gennemslagskraft, hvis den stifter en forening. Inden I som initiativgruppe går i gang med at stifte en forening, er det godt, hvis I har gjort jer nogle tanker om:
Formål
Hvad er formålet med at stifte foreningen? Hvorfor er foreningen sat i verden?
Visioner og mål
Hvad er jeres overordnede vision for arbejdet? Hvilke konkrete mål vil I gerne nå? Og hvornår vil I have nået dem?
Værdier
Hvilke værdier, hvilken etik og hvilket menneskesyn synes I skal præge jeres forening, dens mål og aktiviteter?
Aktiviteter
Hvordan skal foreningen nå sine mål? Og med hvilke aktiviteter? Vælg aktiviteterne ud fra både værdier og formål.
Organisation og ledelse
Hvordan skal den demokratiske opbygning af foreningen være? Hvem bestemmer hvad? Skal der være udvalg eller projektarbejde?
Økonomi
Hvilke udgifter forventer I? Skal I leje lokaler? Er de aktiviteter, foreningen skal have, dyre? Hvor stort et kontingent skal medlemmerne betale? Vil I søge andre midler end dem, I får gennem kontingenterne (fx offentlig støtte, fonde og lignende)? Hvilken form for hjælp kan I få fra kommunen (fx lån af lokaler eller økonomisk støtte)? Stiller den økonomiske støtte, I gerne vil have, krav til organisatoriske forhold?
Udkast til vedtægter
Der er ikke nogen formelle krav til foreningers vedtægter Derfor er det helt op til jer selv at beslutte, om I vil have vedtægter, og hvad der eventuelt skal stå i dem. Når I opretter en forening, kan det at udforme vedtægter dog være en prøve på, om I har et fælles billede af foreningens formål, mål, midler, organisation og ledelse. Derfor kan I i opstartsfasen bruge den proces, en udformning af vedtægter er, til at sikre, at I vil det samme. Det er en god idé at have en grundig debat, når man udarbejder sine vedtægter. Vi forstår ord og begreber forskelligt, og kun gennem en debat kan I sikre, at I har en fælles forståelse. Ellers risikerer I, at forskellige opfattelser først kommer til syne langt senere. Derfor kan I forhindre fremtidige konflikter ved at tage debatten fra starten. Når det er så vigtigt, at I er enige om, hvad der står i jeres vedtægter, er det fordi, vedtægterne er foreningens ”spilleregler” – det er dem, der bestemmer, hvad der sker i foreningen. Hvis jeres vedtægter er gennemarbejdede og klare, er de et godt redskab til at forebygge eller løse konflikter og problemer, da de angiver, hvordan foreningen skal handle i forskellige konkrete situationer. I bestemmer som sagt selv, hvordan I vil udforme jeres vedtægter. Men det kan være godt at have overvejet følgende:
Navn og hjemsted
Foreningen må have et navn og høre hjemme et sted. Hjemstedet kan være en by eller en kommune, eller I kan lade hjemstedet være formandens adresse.
Formål
Formålet med foreningen skal stå klart. Formålsparagraffen bør både være så bred, at den omfatter det, I regner med at lave i foreningen, men også så smal, at I med den kan holde medlemmerne på sporet af det, I er samlet om i foreningen. Det er en dårlig idé at have så smal en formålsparagraf, at selv mindre ændringer i dagligdagen eller mindre udvidelser af foreningens aktiviteter kræver en vedtægtsændring.
Eventuel relation til en hovedorganisation
Hvis jeres forening for eksempel er en lokalforening under en landsforening, bør I skrive det i vedtægterne
Organisatorisk opbygning
Hvordan er foreningen organisatorisk bygget op med udvalg og lignende?
Kontingent- og regnskabsår, revision
Kontingent- og regnskabsåret er den periode, som foreningen opkræver kontingent og udarbejder regnskab for. Det er typisk kalenderåret, men det behøver det ikke være. Skriv klart, hvordan I vælger revisorer, hvad deres opgave er, og om de skal være professionelle eller lægmænd.
Medlemskreds
Hvem kan blive medlem af foreningen? Bør der være særlige krav om alder, bopæl o.lign.? Kan man tegne støttemedlemsskab? Kan foreninger, virksomheder o.l. tegne medlemskab?
Bestyrelse
Beskriv hvor, hvordan og blandt hvem, I vælger bestyrelsen. Hvor mange medlemmer skal der være, og hvor lang tid skal de vælges for? I bør også beskrive hovedpunkterne i bestyrelsens ansvar og beføjelser.
Tegningsregler
Hvem kan tegne (forpligte) foreningen udadtil? Det kan for eksempel være formanden og to bestyrelsesmedlemmer eller formanden og kassereren. Det gælder om at finde en balance mellem det at sikre foreningen mod misbrug og samtidig modvirke ufleksible tegningsregler, der gør det umuligt at lede foreningen i dagligdagen.
Generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og bør derfor være grundigt beskrevet i vedtægterne. Hvornår skal I holde generalforsamling? Med hvilket varsel, og på hvilken måde skal I indkalde? Hvem har stemmeret? Hvem kan vælges? Efter hvilken dagsorden skal generalforsamlingen afvikles? Hvordan fremsætter man forslag til behandling på generalforsamlingen? Osv.
Ekstraordinær generalforsamling
Hvem skal kunne indkalde til ekstraordinær generalforsamling? Typisk vil bestyrelsen eller et bestemt antal medlemmer kunne indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
Vedtægtsændringer
Hvilken procedure skal I følge, hvis I vil ændre jeres vedtægter? Vedtægterne er foreningens spilleregler og derfor bør man ikke kunne ændre dem efter en pludselig indskydelse eller uden medlemmernes aktive medvirken. Det kan I sikre ved, at der f.eks. skal være 2/3 flertal blandt de fremmødte på generalforsamlingen, inden I kan vedtage ændringer.
Opløsning
Hvordan skal proceduren være, hvis foreningen skal opløses, og hvad skal der ske med foreningens aktiver? Indbydelse til orienteringsmøde og stiftende generalforsamling Når I har et nogenlunde klart billede af ovenstående, kan I indbyde til orienteringsmøde og/eller stiftende generalforsamling. Det er godt at overveje, hvem I gerne vil i kontakt med og hvor bredt et bagland, I ønsker. Det kan eksempelvis være:
- berørte
- pårørende
- eksperter/fagfolk
- folk fra kommune/amt
- annoncer i aviser, tidsskrifter og blade
- opslag på arbejdspladser/uddannelsesinstitutioner/ i foreninger m.m.
- indslag i lokal-tv
- information via kommunal oplysning om møder og arrangementer
- direkte henvendelse til udvalgte personer
- Internettet
Orienteringsmøde
På et orienteringsmøde kan initiativgruppen fremlægge sine ideer, drøfte dem med de fremmødte og vejre stemningen for at stifte en forening.
I kan på forhånd udpege en mødeleder, som fører deltagerne gennem dagsordenen på en måde, der både giver plads til, at I kan fortælle om jeres tanker og ideer og til, at der er plads til debatter.
Forslag til dagsorden for et stiftende møde:
- Velkomst ved en fra initiativgruppen og oplysning om, hvem der er udpeget som mødeleder
- Beskrivelse af idégrundlaget og debat
- Redegørelse for det økonomiske grundlag, herunder debat om kontingent
- Redegørelse for og debat om de foreslåede vedtægter
Den stiftende generalforsamling
Hvis der er stemning for at stifte foreningen, opfordrer initiativgruppen dem, der vil være medlemmer, til at blive for at deltage i den stiftende generalforsamling (eller komme igen, hvis I har valgt at holde generalforsamlingen senere).
Indled den stiftende generalforsamling med at vælge en dirigent. Dirigentens rolle er at lede forsamlingen gennem punkterne på dagsordenen, ligesom enhver anden genralforsamling.
Efter at initiativgruppen har fortalt, hvorfor den vil stifte en forening, gennemgår man vedtægterne bestemmelse for bestemmelse. Man vedtager paragrafferne en af gangen med simpelt flertal, og til sidst vedtager man de samlede vedtægter.
Herefter diskuterer man forslag til foreningens fremtidige arbejde, man vælger en bestyrelse mv. Forslag til dagsorden for stiftende generalforsamling:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Redegørelse for baggrunden for foreningens stiftelse
- Forslag til vedtægter
- Forslag til fremtidigt arbejde
- Forslag til budget og kontingent
- Valg af foreningens bestyrelse
- Valg af revisor
- Eventuelt
Hvem skal man fortælle, at man stifter foreningen?
Det kan være interessant for mange, at I har stiftet en forening:- potentielle medlemmer
- mulige samarbejdsparter
- offentlige myndigheder
- andre foreninger
- evt. landskontor (hvis foreningen er en lokalforening under en landsforening)
Vil du vide mere
Har du spørgsmål til denne pjece, eller ønsker du råd og vejledning om pjecens emne, er du velkommen til at ringe til Center for frivilligt socialt arbejde og tale med en af vores rådgivere på telefon: 66 14 60 61, du kan også sende os en e-mail med dit spørgsmål: info@frivillighed.dk Se også: http://www.frivillighed.dk
